Beispiele für SAP-Produktergänzungen

Vorkasse- und Kreditlimitverwaltung

Bedarf:
Gewisse Kunden sollen über Vorauskasse abgewickelt werden. Parallel dazu werden in Aufträgen – aufgrund von Prüfmerkmalen – Kreditlimitsperren gesetzt. Diese Aufträge sind nun zu überwachen und steuern.

Lösung:
Mit einer zentralen Vorkasse- und Kreditlimitverwaltung können Aufträge nach folgenden Zuständen selektiert werden: Der Arbeitsvorrat ist erst entstanden, Anzahlungsrechnungen wurden schon erstellt, Anzahlungen sind schon eingelangt oder der VK-/KL-Prozess wurde gänzlich abgeschlossen. Für all diese Belege stehen u.a. folgende Funktionen bereit: Anzahlungsrechnungen erzeugen, Aufträge absagen, Kreditlimitsperren prüfen oder freigegeben, Verkaufsauftrag ohne Vorauskasse abwickeln.

Die gesamte Vorkasse- und Kreditlimitverwaltung arbeitet nicht beleg- sondern positionsgenau, da einzelne Positionen zu unterschiedlichen Zeitpunkten entschieden oder lieferbar sein könnten. Auftragssummen werden neben dem Gesamtbetrag auch als lieferbarer Gesamtbetrag dargestellt. Lieferbare Beträge berücksichtigen Positions-Liefersperren, -Absagen und bereits gelieferte Mengen. Da Datenabfragen auf dem neuesten Stand der S/4 HANA-Entwicklungen (also mit CDS-Views) basieren, werden auch großen Datenmengen performant aufbereitet.


 
Auftragsweiterleitung

Bedarf:
Gewisse Artikel sollen aufgrund betriebswirtschaftlicher Überlegungen von Vertragspartnern abgewickelt werden.

Lösung:
Aufgrund gewisser Artikel- oder Vertriebs-Merkmale werden Auftragspositionen automatisch abgesagt und es erfolgt ein Hinweis. Dieser Arbeitsvorrat wird täglich im Hintergrund an die passenden Vertriebspartner weitergeleitet. Täglich übermittelt eine Routine die weiterzuleitenden Aufträge an die passenden Vertriebspartner. Das geschieht über eine E-Mail, das die Aufträge als PDF-Anhang enthält.

Neben der Weiterleitung, stellt das Programm auch einhergehende Überwachungsfunktionen bereit. Schließlich möchten die Sachbearbeiter offene oder abgeschlossene Weiterleitungen einsehen, E-Mails erneut senden, PDF-Anhänge einsehen und speichern können. An allen Stellen gibt es komfortable Suchhilfen.


 
Abgleich der Reisebuchungsbelege mit den Kreditkartenabrechnungen

Bedarf:
Der monatlich wiederkehrende und aufwendige Abgleich der Reisebuchungsbelege mit den Kreditkartenabrechnungen soll maschinell erfolgen.

Lösung:
Eine Workbench nimmt über eine Excel-Schnittstelle bereitgestellte Reise(büro)buchungen und die Kreditkartenabrechnung auf. Danach werden die Belege abgeglichen und bei deren Korrektheit automatisch geparkt oder verbucht.

Der Abgleich erfolgt über Betragssummen pro Mitarbeiter und Reise. Monatliche Überträge ergeben sich, wenn entweder die Kreditkarten- oder der Reisebeleg erst im Folgemonat einlangen. Diese Überträge übernimmt die automatische Kreditkartenabrechnung für Sie. Eine weitere Besonderheit ist, das Handling, bzw. die selbständige Erkennung aller Datums- und Zahlenformate, die Excel insbesondere im internationalen Umfeld liefert.


 
Einkaufsbudgets überblicken

Bedarf:
Die Einkaufsabteilung vergibt Einkaufsbudgets und möchte die Konsumationen und Salden im Blick haben.

Lösung:
Procurement-Plan ist ein voll integriertes ECC-Business-Objekt im Einkauf, auf den relevante Einkaufsbelege referenzieren.

SRM-Shopping Carts beziehen sich bei Einkäufen auf das neue Business-Objekt. Folgebelege (Bestellanforderung und Bestellung) führen automatisch den Belegfluss zum Procurement-Plan fort. Procurement-Pläne werden in SAP tabellarisch oder über MS Excel angelegt. Procurement-Plan stellt auf Knopfdruck ein Excel-Template bereit, mit dem Einkaufspläne komfortabel ausgefüllt und hochgeladen werden können. Benutzerfreundliche Kommunikation über gut lesbares Applikations-Protokoll-Meldungen. Folgebelege werden stichtagsbezogen in die Währung des Procurement-Plans umgerechnet.


 
Pflege von Einkaufskontrakten

Bedarf:
Einkaufskontrakte sollen intern, aber auch von Lieferanten, sicher und komfortabel zu pflegen sein.

Lösung:
Contract-Dashboard ist ein voll integriertes ECC-Business-Objekt zur Einkaufskontrakt-Pflege. Ein Excel-Sheet dient der Kommunikation zwischen Anbieter und Einkauf. Contract-Dashboard übernimmt Prüf- und Änderungsarbeiten von Vertragsartikeln am Einkaufskontrakt. Die Kontrakt-Lösung erweitert auch eine Suchhilfe in einem angeschlossenen SRM-System.

Lieferanten pflegen Ihre angebotenen Dienstleistungen und Produkte in einem MS Excel-Sheet. Produkte, Basismengen, mengen- und zeitabhängige Staffelpreise, Substitutionen, udgl. werden so für die Einkaufsabteilung aufbereitet. Das Excel-Sheet wird ins Contract-Dashboard hochgeladen, um Änderungen zu erkennen, zu bewerten und um abschließend automatisch die Kontrakt-Änderungen vorzunehmen.

Das Vorgehen vermeidet manuelle Sucharbeit in unübersichtlich langen Einkaufskontrakten. SAP-Kontrakt-Änderungsbelege protokollieren Änderungen, als hätte der Einkauf den Kontrakt manuell gepflegt.


 
Einkaufsdaten überblicken

Bedarf:
Fehlende Übersicht über Einkaufsdaten und deren Folgebelege

Lösung:
Die Einkaufsdatenauswertung bietet alle relevanten Selektionskriterien, sogar wenn Folgebelege fehlen.

Die Einkaufsdaten-Auswertung bietet alle relevanten Selektionskriterien des Einkaufs und liefert Folgebelege wie Wareneingänge und/oder Rechnungen. Die Einkaufsdaten werden auch angezeigt, wenn keine Folgebelege existieren. Folgebelege werden farbig hervorgehoben in einer Zeile dargestellt.


 
Frachtkostenauswertung

Bedarf:
Darstellung aller verrechneten Frachtkosten an Kunden, sowie verbundener Unternehmen.

Lösung:
Die Frachtkostenauswertung ermittelt Folgebelege, alle Frachtkosten und stellt diese übersichtlich dar. Bei Abweichungen, können Anpassungen am Prozess oder an den Konditionen abgeleitet werden.

Einerseits werden die Frachtkosten des SAP-Standard-Frachtkostenbeleges ermittelt, andererseits lassen sich flexibel kunden-spezifische Steuerungen und Konditionen einbetten. Die Frachtkosten interner und externer Rechnungen werden jenen, des Frachtkosten-Beleges gegenübergestellt.


 
Produkte für Geschäftspartner etikettieren

Bedarf:
Geschäftspartner benötigen eindeutig etikettierte Produkte und stellen hierfür Identifikationsnummern bereit.

Lösung:
Produktions- und Distributionsunternehmen können mit der SAP-Etiketten-Datenbank Identifikationsnummern verwalten und Produkte auszeichnen. Dies u.a. mit folgenden Funktionen:

    • Excel-Import eindeutiger ID-Nummern
    • Schnell-Etikettendruck durch ID-Vorgabe
    • Etikettendruck durch ID-Auwahl aus Tabelle
    • Verwaltung der ID-Status
    • Formular- und Druckerverwaltung
    • Nachdruck mit Druckzähler
    • Auswertung (Archiv)
    • Verpackungsfunktion
    • komfortable Suchhilfen

Ein Geschäftspartner (Kunde, Lieferant, Partner-Unternehmen) übermittelt eindeutige Identifikationsnummern in Excel-Form. Diese Daten werden im neuen SAP-Objekt verwaltet, um Etikettendrucke beim Produzieren und/oder Verpacken vorzunehmen. Die SAP-Etiketten-Datenbank enthält eine Artikel-, Drucker- und Etikettenverwaltung, sodass artikelabhängig ein oder mehrere Etiketten (über eingebundene SAP-Standard-Formulare) erzeugt werden. Technische und Anwenderdokumentation sind im Lieferumfang enthalten. Die Lösung ist flexibel und lässt sich rasch in den Kunden-Geschäftsprozess integrieren.

Benutzerfreundliche Kommunikation über gut lesbare Applikations-Protokoll-Meldungen. Der Excel-Import orientiert sich an den Spalten-Namen der Kopfzeile, was eine Umstruktierung der Import-Datei zulässt.


 
Lieferplan-Fortschrittszahlen

Bedarf:
Lieferplan-Fortschrittszahlen (LP-FZ) werden von der Gegenstelle nicht immer verstanden und auch unplausible FZ werden übertragen. LP-FZ führen insbesondere bei Jahreswechseln (JW) zu Problemen: SAP erkennt im Falle keinen JW, was Über- und Unterlieferungen auslöst. Das führt zu schlechten Lieferanten-Bewertungen, mitunter zu Strafzahlungen.

Lösung:
Lieferplan-Fortschrittszahlen-Analyse (LP-FZ): Eine regelmäßige und/oder automatische Auswertung der LP-FZ lässt die VertriebsmitarbeiterInnen Missstände rechtzeitig erkennen und veranlasst rechtzeitig eine Abstimmung mit den Kunden. Die volle Transparenz und Kontrolle über diese elementaren LP-Bestandteil, führt erfahrungsgemäß zum Aufbau von Knowhow und Verständnis auf beide Seiten.

    • LP-FZ-Differenzen bei Transitmengen werden erkannt
    • Unterstützung von Kunden, die die Fortschrittszahlen nicht rücksetzen
    • Perioden-Anzeige der Jahreswechsel
    • Erkennen, ob Lieferungen mehrfach vereinnahmt oder Mehrfachlieferungen im gleichen Transport gebucht wurden

Das Tool lässt sich mit dem parallel angebotenen Benachrichtigungsdienst kombinieren, der die betroffenen Einkäufer bei Fehlern via e-Mail informiert.
Die Einführung des Dienstes geht mit Schulung und Datenanalyse der Lieferpläne einher.


 
Aktiv benutzte Vertriebsgeschäftsprozesse

Bedarf:
Überblick über aktiv benutzte Vertriebsgeschäftsprozesse

Lösung:
Bei Einführung neuer Prozesse benötigen Keyuser und Berater einen Überblick über aktiv benutzte Geschäftsprozesse. Eine Lieferplan-Fortschrittszahlen-Auswertung analysiert alle selektierten Lieferpläne.

Der Report liefert die wichtigsten Datenfelder (wie Org.-Ebenen, Länder, Steuern, Bewegungsarten), um aktiv benutzte Geschäftsprozesse zu analysieren. Jedes Kriterium kann detailliert oder verdichtet ausgegeben werden.


 
Vertriebsbelege mit geänderten Daten aktualisieren

Bedarf:
Vertriebslieferpläne und -aufträge übernehmen geänderte Stammdatenänderungen nicht in die Vertriebsbelege. Diese berücksichtigen dadurch keine neuen Bereitstellungszeiten. Ein manuelles Aufrufen, Ändern und Speichern von hunderten Vertriebsbelegen ist notwendig.

Lösung:
Keyuser starten nach Änderungen versandrelevanter Stammdaten den Vertriebsbeleg-Update Report, sodass die Bereitstellungszeiten dieser Vertriebsbelege wieder richtig berechnet werden.

Der Report übernimmt kundenspezifische Stammdaten erneut, sodass Kunden- Stammdatenänderungen in allen relevanten Vertriebsbelegen wirksam werden. Da für Kunden vielfach hunderte oder tausende offene Vertriebsbelege existieren, ist eine manuelle Verarbeitung ineffizient und arbeitsintensiv.


 
Hauptbuchkonten-Liste

Bedarf:
Übersicht aller aktiv genutzten Hauptbuchkonten. Kontenzuordnungen zu mehreren Jahresabschluss-Varianten sind oft unklar und nur in den technischen Einstellungen herauszufinden. Auch Verfügungs-/Widmungsdaten (commitment items) sind abzubilden.

Lösung:
Hauptbuchkonten-Liste listet alle aktiv genutzten Hauptbuchkonten. Die hierarchische Zuordnung jedes Kontos wird tabellarisch in Spalten abgebildet. Sind Konten zu mehreren Jahresabschlüssen zugeordnet, so erscheint das Konto mehrfach im Report. Verfügungs-/Widmungsdaten werden auch dargestellt. Absprünge zu allen Stammdaten sind durch Doppelklick komfortabel erreichbar.


 
 

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